Chuyển đổi văn bản định dạng PDF sang MS Word bằng ABBYY Fine Reader.

Đôi khi trong công việc, bạn không còn cách nào khác ngoài việc bắt buộc phải chuyển đổi một file văn bản cứng sang dạng file mềm có thể chỉnh sửa được. Có vài phương án để làm điều này:

  1. Ngồi gõ lại lên máy tính? OK fine nếu như bạn có dưới 5 trang văn bản đơn giản. Nhưng hãy thử tưởng tượng, nếu như bạn có trên 10 trang, thậm chí là cả trăm trang với text, hình ảnh, bảng tính, chia ô, chia cột, hầm bà lằng… bạn có đủ thời gian và can đảm để ngồi gõ lại hết không? Tôi hy vọng trên đời vẫn có người làm được điều này. 🙂
  2. Scan sang dạng PDF rồi dùng phần mềm chuyển đổi (converting) sang MS Word? Trong thời đại số hóa công nghệ, đây là phương án khả thi nhất và tôi cũng khuyên bạn nên dùng. Và đây là lý do tôi viết bài này.

Có khá nhiều phần mềm hỗ trợ chuyển đổi định dạng văn bản PDF sang MS Word được quảng cáo trên mạng internet, thậm chí là có dịch vụ chuyển đổi online, bao gồm cả tính phí và miễn phí. Nhưng chất lượng có như bạn mong muốn? Nhất là khi các phần mềm và dịch vụ này hầu như ít hỗ trợ font Tiếng Việt, scan hình ảnh kém, định dạng dễ bị sai lệch….
Bạn có thể thử một tràng các phần mềm nêu trên để so sánh, còn nếu bạn hỏi tôi, tôi sẽ khuyên bạn sử dụng ABBYY Fine Reader, một phần mềm rất mạnh, hỗ trợ tốt Unicode. Đương nhiên nó có giá $169.
Phần mềm này có crack, nhưng tôi khuyên các bạn không nên dùng crack vì nguy cơ dính mã độc rất cao. Thay vào đó, có thể sử dụng dạng portable, dạng phần mềm không cần cài đặt, và quan trọng nó free. Tôi cũng đang dùng cái này.

Link tải phần mềm: Link tải từ Google Drive. (Dung lượng 330 MB)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ABBYY FINE READER.

  • BƯỚC 1.

Bạn tải phần mềm về máy, sau đó giải nén ra sẽ được một thư mục, bên trong có chứa các file như hình sau. Double-click vào icon được khoanh đỏ để khởi động phần mềm, không cần cài đặt.

1

Hình 1. Double-click vào icon khoanh đỏ để khởi động.

  • BƯỚC 2.

Giao diện sẽ mở lên như hình 2. Click “Open” để mở ra hộp thoại duyệt file, chọn file cần chuyển đổi rồi click Open.

2

Hình 2

  • BƯỚC 3.

Giao diện load tài liệu sẽ mở ra. Bạn cần đợi cho dòng màu xanh chạy xong. Hình 3. Thời gian đợi từ vài giây tới vài phút tùy theo số lượng trang của văn bản.

3

Hình 3

  • BƯỚC 4.

Một hộp thoại thông báo kết quả nhận diện văn bản sẽ xuất hiện. Bạn nhấn Close để đóng lại. Hình 4.

4

Hình 4.

  • BƯỚC 5. QUAN TRỌNG.

Tới đây, giao diện sẽ chia thành 4 phần được ký hiệu Area 1, 2, 3, 4 như trong hình 5.

  • Area 1: Hiển thị vị trí các trang văn bản.
  • Area 2: Hiển thị trang văn bản pdf gốc.
  • Area 3: Hiển thị trang văn bản sẽ được chuyển sang word tương ứng với area 2.
  • Area 4: Giao diện dùng để chỉnh sửa các tính năng chuyển đổi.
5

Hình 5.

Chúng ta sẽ thao tác chủ yếu với Area 4. Các area còn lại có tác dụng view.

  • BƯỚC 6. QUAN TRỌNG.

Ở area 4. Khi lăn chuột, tới từng khu vực, hoặc khi dùng chuột trái quét từng khu vực, sẽ hiện lên một khung bao quanh các đối tượng và có các tùy chọn cho phép lựa chọn chuyển đổi khu vực đó thành các dạng sau:

Text: thành dạng văn bản chữ thuần túy (khung có màu xanh lá).

Table: Thành dạng bảng (khung có màu xanh dương).

Picture: Thành dạng ảnh (khung có màu đỏ).

Như ví dụ sau:

Mặc định, khung chứa chữ “Wade Industrial” có màu đỏ, tức là sau khi chuyển đổi, vùng đối tượng này sẽ ở dạng ảnh trong file Word. Hình 6.

6

Hình 6

Nếu tôi muốn vùng “Wade Industrial” thành dạng text trong file Word, tôi cần click vào khung, chọn Text, cái khung sẽ màu xanh lá. Hình 7.

7

Hình 7

Tương tự như vậy đối với các vùng đối tượng khác.

Tới đây, có lẽ bạn sẽ thắc mắc rằng, ngồi làm như vậy với từng đối tượng sẽ rất mất thời gian. Nhưng bạn có thể yên tâm, mặc định phần mềm đã rất thông minh, nó biết nên để vùng đối tượng nào ở dạng text, vùng nào dạng bảng, vùng nào dạng hình ảnh. Tất nhiên nó sẽ ko chính xác 100%.

Việc của bạn là review trên Area 3, thấy chỗ nào bất hợp lý so với Area 2, thì sử dụng Area 4 để chuyển đổi như hướng dẫn trên hình 6 và 7.

Cứ lần lượt như vậy cho tới hết văn bản. Tôi đã xử lý những văn bản lên tới hơn 100 trang với tốc độ rất nhanh.

  • BƯỚC 7.

Sau khi đã hài lòng với Area 3, bạn click nút Save trên thanh Toolbar, chọn Save word như hình 8. Chọn nơi lưu file và ấn Save.

8

Hình 8

File word sẽ tự động mở lên cho bạn review.

Vậy là xong. Hy vọng bài này hữu ích cho bạn.

 

Advertisements

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất / Thay đổi )

Connecting to %s